سيستم سازي راهكاري عملي براي توليد درآمد بيشتر با كار كمتر (ثروت هوشمند)
محيط كسب و كار همواره در حال تغيير است، از اين رو كسب و كارهايي مي‌توانند پايدار بمانند كه خود را با تغييرات مختلف هماهنگ كنند. سيستم سازي كسب و كار يك رويكرد سيستماتيك است كه سبب مي‌شود كارها به صورت مؤثرتر، كارآمدتر و با سازگاري بيشتر با محيط انجام شوند.
در حقيقت به مجموعه‌اي از اصول و روش‌هايي كه فرآيند انجام فعاليت‌ها و وظايف را در يك شركت مشخص مي‌كنند، سيستم سازي كسب و كار گفته مي‌شود.
به مجموعه‌اي از اصول و روش‌هايي كه فرآيند انجام فعاليت‌ها و وظايف را در يك شركت مشخص مي‌كنند، سيستم‌سازي در كسب و كار گفته مي‌شود.
به زبان ساده، در هر كسب و كاري چارچوب‌ها، سياست‌ها و روش‌هاي كاري و تجاري وجود دارد كه تمام فرآيندهاي كليدي بر اساس آن‌ها به صورت منظم و يكپارچه انجام مي‌شوند. اين سياست‌ها از كارهاي ساده مانند نحوه‌ي پاسخگويي به تلفن و پروتكل‌هاي اداري تا فرآيندهاي پيچيده‌تر مانند نحوه‌ي پاسخگويي به نيازهاي مشتريان و ايجاد رضايت در آن‌ها را شامل مي‌شود. سيستم سازي وظيفه‌ي ايجاد اين چارچوب‌ها در هر كسب وكاري را بر عهده دارد.
فرآيند سيستم سازي با همه‌ي اجزاي يك كسب و كار مرتبط است و سيستم‌هايي از قبيل سيستم‌هاي موجودي، سيستم‌هاي پشتيباني، سيستم‌هاي آموزشي و ارزيابي، سيستم‌هاي استخدام، سيستم‌هاي فروش و… را شامل مي‌شود.
سيستم‌هاي كسب و كار به سه دسته كلي تقسيم مي‌شوند:
۱- سيستم‌هاي نرم كه در برگيرنده‌ي افراد و ايده‌ها بوده و شيوه‌هاي مورد استفاده توسط كاركنان براي انجام كارها را شامل مي‌شود.
۲- سيستم‌هاي سخت كه مربوط به تجهيزات فيزيكي كسب و كار هستند و بهره‌وري و كارآمدي شركت را افزايش مي‌دهند.
۳- سيستم‌هاي اطلاعاتي كه شامل فرآيندهاي فناوري اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عمليات كسب و كار را جمع‌آوري مي‌كنند تا بين آن‌ها مقايسه انجام داده و بهترين روش‌ها را ارائه دهند.
ضرورت سيستم سازي در كسب و كار
بايد بين كارآفريناني كه درباره‌ي موضوع يك كسب و كار معين اطلاع دارند و بين كارآفريناني كه بر تكنيك‌هاي مختلف انجام يك كسب و كار مسلط هستند، تفاوت ويژه‌اي قائل شد. به همين دليل است كه همواره كارآفريناني كه يك كسب و كار را شروع مي‌كنند، پتانسيل بالايي براي شكست خوردن دارند. در واقع همه كارآفريناني كه يك كسب و كار را آغاز مي‌كنند، درباره‌ي آن كسب و كار اطلاعاتي دارند اما فقط بعضي از آن‌ها علاوه بر كسب اطلاعات، تكنيك‌هاي مربوط به كسب و كار را آموخته اند.
مزاياي سيستم سازي كسب و كار:
- فرآيندهاي اصلي شركت متكي به يك شخص نخواهد بود
- حفظ دستآوردهاي سازمان در طول زمان
- كاهش خطاي انساني در انجام فرآيندها
- مديريت دانش
- دسترسي ساده به اطلاعات و امكان تجزيه و تحليل داده‌ها
- تمركز بيشتر مديران در توسعه كسب و كار به جاي كنترل فرآيندها
استفاده از فرآيند سيستم سازي كسب و كار يكي از ضروري‌ترين تكنيك‌هايي است كه مزاياي بسيار زيادي را براي كسب و كار شما به همراه خواهد داشت:
عدم اتكاي كسب و كار به اشخاص
كارآفرينان بايد دستورالعمل‌هايي را براي نحوه‌ي اجراي دقيق كارها تدوين كنند تا كسب و كار بتواند بدون تكيه بر آن‌ها و يا هيچ شخص ديگري مسير خود را بپيمايد. سيستم سازي كسب و كار از طريق جايگزين كردن روال‌ها و فرآيندها با اشخاص، به كسب و كار ثبات بخشيده و از اين طريق سبب افزايش تمركز مديران بر توسعه‌ي قسمت‌هاي ديگر مي‌شود. كسب و كارهايي كه متكي به اشخاص يا كاركنان باشند، با هرگونه تغييري در نيروي انساني دچار مشكل مي‌شوند.
تثبيت دستاوردها
امروزه كسب و كارهايي كه به سيستم سازي پرداخته باشند، از شانس بيشتري براي حضور پايدار در بازارهاي رقابتي برخوردار هستند. اين شانس بيشتر به دليل سيستماتيك بودن كارها، تثبيت دستاوردهاي قبلي و رو به جلو بودن آن‌ها است. اين در حالي است كه در كسب و كارهاي فاقد سيستم ممكن است در هر مرحله از مسير، تمام دستاوردها از بين بروند و كسب و كار از هم فرو بپاشد.
كاهش خطاي انساني
يكي از مهم‌ترين علت طراحي سيستم‌هاي كسب و كار، كاهش خطاها و شفافيت بيشتر عملكردها است. در سيستم‌هاي كسب و كار نقش عوامل انساني به ميزان قابل ملاحظه‌اي كاهش مي‌يابد و در نتيجه احتمال وقوع خطاهاي انساني كمتر مي‌شود.
مديريت دانش
اين مقوله يكي از بخش‌هاي مهم هر كسب و كاري محسوب مي‌شود كه ممكن است با رفتن يك يا چند نفر از افرادي كه در شركت مسؤليتي به عهده دارند، دچار اختلال شود. سيستم سازي نوعي استقلال هويتي براي كسب و كار به وجود مي‌آورد به گونه‌اي كه با وجود افراد مختلف بتواند بدون هيچگونه مشكلي به مسير خود ادامه دهد.
تسهيل مديريت اطلاعات
در كسب و كاري كه عمل سيستم سازي انجام گرفته است، دسترسي به اطلاعات توسط مديران و كارمندان به راحتي انجام مي‌گيرد و اين اطلاعات در هر مرحله قابل پيگيري و تجزيه و تحليل هستند.
افزايش تمركز مديران
بسياري از مديران فكر مي‌كنند كه بايد بيشتر كارها را خودشان انجام دهند، چون احتمالا كارمندانشان به اندازه آن‌ها توانايي انجام كارها را ندارند؛ از طريق سيستم سازي كسب و كار، مديران مي‌توانند بيشتر كارهايي را كه تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند، به كارمندان واگذار كنند و خود به توسعه هرچه بيشتر كسب و كار بينديشند. وجود سيستم در يك كسب و كار اعتماد به يك سري از استانداردها است كه زياد به اشخاص اتكايي ندارد.
چه كساني به سيستم سازي نياز دارند؟
۱- كساني كه از وقفه‌هاي دائمي كارمندان در حين كار به ستوه آمده‌اند و مجبورند بخشي از تمركز ذهني خود را بر نظارت‌هاي سخت بر عملكرد كارمندان قرار دهند.
۲- كساني كه به حفظ و رشد مستمر كسب و كار خود فكر مي‌كنند و فقط دنبال آن نيستند كه خود تمام كارها را انجام دهند و مالكيت شخصي خود را در تمام فرآيندها اعمال كنند. اين افراد از طريق سيستم سازي كسب و كار از حداكثر توان كاركنان خود استفاده مي‌كنند.
۳- كساني كه ايده‌ها و برنامه‌هاي زيادي دارند و هميشه تصور كرده‌اند كه به دليل مشغله‌ي زياد و نبود زمان كافي هيچ‌گاه نمي‌توانند به همه‌ي آن‌ها برسند. سيستم سازي كسب و كار زمان و انرژي اين دسته از افراد را بهينه كرده و به آن‌ها فرصت رسيدگي به كارهاي ديگر را مي‌دهد.
۴- كساني كه چند كسب و كار دارند و مي‌خواهند همه‌ي آن‌ها را با هم مديريت كنند بدون آن كه خود را از نزديك درگير جزيي ترين كارها نمايند.
۵- كساني كه مي‌خواهند علاوه بر حفظ كسب و كار خود آن را به نسل‌هاي بعد نيز منتقل كنند و نيروهاي متخصص بپرورانند.
مراحل اساسي سيستم سازي كسب و كار
براي پياده سازي يك سيستم بايد مراحل زير را به صورت گام به گام طي كرد:
گام اول: بهره‌گيري از تجربيات كارمندان در شروع فرآيند سيستم سازي كسب و كار اهميت زيادي دارد. به هرحال كارمنداني كه در هر بخش از كسب و كار شما مشغول كار هستند، اطلاعات دقيق‌تري درباره‌ي حيطه‌ي وظايف خود دارند و با پيچ و خم‌هاي كارها آشنايي بيشتري دارند. برگزاري يك جلسه‌ي مشورتي براي شروع فرآيند سيستم سازي امري ضروري است.
گام دوم: در اين مرحله بايد مشخص كنيد كه چه فرآيندهايي وجود دارند تا بتوانيد براي آن‌ها برنامه‌ريزي كنيد.
گام سوم: ابتدا و انتهاي هركدام از فرآيندها بايد مشخص شود. بايد بدانيد كه هر فرآيند قرار است از كجا شروع شود، در نهايت به كجا ختم شود و چه خروجي داشته باشد. نظرات كارمندان در اين زمينه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتايج فرآيندها، مقدمه‌اي براي مراحل بعدي محسوب مي‌شود.
گام چهارم: شناسايي نيازهاي مشتريان بايد به دقت انجام گيرد. هر فرآيند بايد معطوف به بخشي از تأمين نيازهاي مشتريان و در خدمت آن باشد. فرآيندهايي كه بود و نبودشان تفاوتي ندارد، بايد حذف شوند.
گام پنجم: پس از تعيين فرآيندها و جزييات آن‌ها بايد براي آن‌ها مسئول انتخاب كنيد. مسئول هر فرآيند كسي است كه تعهد به پايان رساندن آن را برعهده دارد. اين كار براي تضمين كارايي فرآيند ضروري است.
گام ششم: از همه‌ي كارهايي كه در پنج مرحله‌ي قبلي انجام داده‌ايد، مدلي تهيه كنيد و آن را در قالب نمودار و اشكال گرافيكي بر روي كاغذ بياوريد. اين كار به درك كلي شما از وضعيت سيستم طراحي شده كمك مي‌كند. سعي كنيد در طراحي نقشه‌هاي كسب و كار استانداردها را رعايت كنيد تا براي همگان به راحتي قابل مطالعه باشد.
گام هفتم: سيستم طراحي شده بايد مورد توافق همه و يا حداكثر كارمندان قرار گيرد تا اعتبار اجرايي لازم برخوردار باشد.
گام هشتم: به تيم كاري خود درباره‌ي سيستم طراحي شده آموزش‌هاي لازم را ياد بدهيد. شايد به مقداري زمان نياز باشد تا اعضاي مجموعه‌ي شما بتوانند خود را با سيستم طراحي شده هماهنگ كنند.
گام نهم: در طراحي سيستم، زياد آرمانگرا نباشيد. وجود يك سيستم با حداقل اصولي كه در بالا گفته شد بهتر از نبود هيچگونه سيستمي است. اگر به فكر افزايش بهره‌وري سيستم هستيد، بهتر است با يك سيستم حداقلي كار را شروع كنيد و در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فكر كنيد. طراحي يك سيستم ايده‌آل در اول كار هدفي بلند پروازانه به نظر مي‌رسد.
سيستم سازي در دنيا
بيش از ۲۵ سال از زماني كه مايكل گربر براي اولين بار مفهوم سيستم سازي كسب و كار را به طور رسمي بيان كرد، مي‌گذرد. در طول اين سال‌ها پيشرفت‌هاي زيادي در راستاي توسعه‌ي فناوري صورت گرفته و امروزه برنامه‌هاي نرم‌افزاري مبتني بر فناوري اطلاعات محوريت بسياري از عمليات تجاري مانند بودجه بندي، منابع انساني و مديريت عملكرد را تشكيل مي‌دهند.
در سال ۲۰۱۱ كتاب گربر (افسانه كارآفريني) درباره‌ي سيستم سازي، به عنوان كتاب اول در زمينه‌ي كسب و كار در دنيا شناخته شد و اين نشان دهنده‌ي اهميت اين موضوع است. فرآيند سيستم سازي جزء مهمي از كسب و كارهاي امروزي شناخته مي‌شود و سمينارها و كارگاه‌هاي آموزشي متعددي در سراسر دنيا در اين زمينه برگزار مي‌گردد.
اگرچه ميليون‌ها كسب و كار بزرگ و كوچك در سراسر جهان وجود دارد، اما فقط تعداد كمي از آن‌ها موفق مي‌شوند به اهداف بلند خود دست پيدا كنند. تحقيقات نشان مي‌دهد كه بيش از ۸۵ درصد از كسب و كارها هيچگونه سيستمي ندارند و كاملاً وابسته به اشخاص هستند؛ اين مسئله آن‌ها را به شدت ناپايدار مي‌كند به طوري كه مدت كوتاهي بعد از آغاز كار دچار بحران‌هاي جدي مي‌شوند.
سيستم سازي هم‌چنين در كاهش هزينه‌ها مؤثر بوده و از طريق خودكارسازي وظايف تكراري، كاهش ريسك‌ها و بهبود عمليات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزينه‌هاي كسب و كار را كاهش مي دهد. به طور ميانگين سيستم سازي در كسب و كار بهره‌وري را بين ۲۰ تا ۳۰ درصد افزايش داده و بازده‌ي فروش را ۵/۱۲ درصد افزايش مي‌دهد و هم‌چنين سرعت فرآيندها را بين ۲۵ تا ۴۰ درصد افزايش مي‌دهد.
طراحي سيستم براي كسب و كار، نياز به تعداد كارمندان بيشتر را تا ۱۲ درصد كاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در كمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزايش مي‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمايهگذاري در سيستم سازي را باعث افزايش انعطاف پذيري خود مي‌دانند و معتقدند كه اين كار به تقويت روابط با مشتريان كمك شاياني مي‌كند.
آكادمي كوچينگ مهراز
بيزينس كوچينگ در همدان
طراحي سايت در همدان
سايت اصلي : آكادمي مهراز