يك مدير به تنهايي نمي‌تواند تمام وظايفي را كه به او منسوب شده انجام دهد. تفويض اختيار از سوي مدير براي دست‌يابي به اهداف ضروري است. تفويض اختيار يعني تقسيم مجدد اختيار و قدرت به سمت پايين يعني به زيردستان. در اين نوشته مي‌خواهيم نگاهي به مفهوم تفويض اختيار و مراحل عملي كردن آن داشته باشيم. همچنين به مفاهيم اختيار، مسئوليت و پاسخگويي و رابطه‌ي ميان آنها اشاره خواهيم كرد.
تفويض كردن يعني اينكه انجام دادن بخشي از كارتان را به شخص ديگر بسپاريد. تفويض اختيار را مي‌توان تقسيم و تخصيص قدرت به زيردستان دانست كه با هدف رسيدن به نتايج مؤثر انجام مي‌شود. براي تفويض اختيارِ اصولي بايد درباره‌ي مفاهيم اختيار، مسئوليت و پاسخگويي و منشأ هر كدام بيشتر بدانيم. سعي مي‌كنيم به اين سؤال‌ها پاسخ دهيم: اختيارات مدير از كجا ناشي مي‌شود؟ جريان انتقال اختيار چه جهتي دارد؟ آيا مسئوليت كاركنان كه به واسطه‌ي قبول انجام كارهاي محوله ايجاد مي‌شود، وظيفه‌ي پاسخگويي را از دوش مافوق (واگذار كننده‌ي اختيار) برمي‌دارد؟
اركان تفويض اختيار
۱. اختيار
اختيار را در سازمان‌هاي تجاري مي‌توان معادل قدرت و حق يك فرد براي استفاده و تخصيص منابع به شكلي كارآمد دانست كه به‌منظور تصميم‌گيري و صدور دستورهايي استفاده مي‌شود كه منجر به تحقق اهداف سازمان مي‌شوند. اختيار را بايد به خوبي تعريف كرد. هر فردي كه اختياراتي دارد بايد از گستره‌ي آن باخبر باشد و نبايد از آن استفاده‌ي نامناسبي بكند. اختيار حقِ صدور دستور، حكم و حقِ به انجام رساندن كارهاست. بالاترين ميزان اختيار را مديران ارشد يك سازمان دارند.
اختيار هميشه از بالا به پايين انتقال پيدا مي‌كند. اين مسئله توضيح مي‌دهد كه چگونه با توضيح دقيق آنچه از كاركنان انتظار مي‌رود و نحوه‌ي اجرايي كردن آن، افراد مافوق، كارها را از طريق زيردستان به انجام مي‌رسانند. هر ميزان اختيار بايد با همان ميزان مسئوليت همراه شود. تفويض اختيار به فردي ديگر، دلالت بر فرار از پاسخگويي ندارد و وظيفه‌ي پاسخگويي همچنان برعهده‌ي فردي است كه بيشترين اختيار را بر عهده دارد.
2. مسئوليت
مسئوليت وظيفه‌ي تمام كردن مأموريتي است كه به فرد محول شده است. فردي كه مسئوليتي به او سپرده شده است بايد از انجام وظيفه‌ي محول‌شده اطمينان پيدا كند. اگر وظيفه‌اي كه فرد بابت آن مسئول شناخته شده تكميل نشود توضيح دادن يا عذر آوردن جايز نيست. مسئوليت دادن بدون اينكه كاركنان اختيارات كافي داشته باشند به گله‌مندي و نارضايتي منجر مي‌شود. مسئوليت از پايين به بالا انتقال مي‌يابد. مديران مياني و رده‌ي پايين مسئوليت بيشتري دارند. فردي كه مسئول يك شغل در نظر گرفته مي‌شود، ضامن آن شغل است. اگر وظايف شغلي‌اش را به نحو مطلوب انجام دهد بايد تحسين شود. در حالي كه اگر وظايف محوله را طبق انتظار انجام ندهد بايد پاسخ‌گو باشد.
3. پاسخگويي
پاسخ‌گو بودن يعني آمادگي براي ارائه‌ي توضيح درباره‌ي هر گونه انحراف عملكرد از انتظارات از پيش تعيين‌شده. پاسخگويي بر خلاف اختيار قابل تفويض نيست. براي مثال اگر به علي وظيفه‌اي با اختيارات كافي براي تكميل آن محول شود و علي آن وظيفه را به حميد محول كند و او را ملزم كند كه اين وظيفه به نحو شايسته انجام دهد. مسئوليت با حميد است اما پاسخگويي همچنان متوجه علي است. بالاترين ميزان پاسخگويي بر عهده‌ي مديران ارشد است. پاسخ‌گو بودن يعني مبتكر بودن زيرا فرد بايد به چيزي فراتر از گستره‌ي شغلي خودش فكر كند. پاسخ‌گو بودن در يك كلام يعني جواب‌گوي نتيجه‌ي نهايي بودن. از پاسخگويي نمي‌توان شانه خالي كرد. پاسخگويي از مسئوليت ناشي مي‌شود.
سلسله مراحل تفويض اختيار مديران به زيردستان
- واگذاري وظايف و تكاليف؛
- اعطاي اختيار؛
- ايجاد مسئوليت و پاسخگويي.
تفويض اختيار اساس رابطه‌ي رئيس و مرئوس است و شامل مراحل زير مي‌شود:
۱. واگذاري وظايف
واگذار‌كننده در گام نخست تلاش مي‌كند وظيفه يا تكليف را براي زيردستان تعريف كند. او همچنين بايد نتيجه‌ي مورد انتظار از زيردستان را براي‌شان معين كند. شفاف‌سازي وظايف درست مانند تعيين نتايج مورد انتظار بايد نخستين گام فرايند تفويض اختيار باشد.
۲. اعطاي اختيار
تقسيم اختيارات زماني صورت مي‌پذيرد كه يك مافوق اختيارات خود را تقسيم مي‌كند و آن را با زيردستانش شريك مي‌شود. دليل اين كار اين است كه هر يك از زيردستان بايد براي انجام كاري كه از طرف مافوق به آنها سپرده شده از استقلال كافي برخوردار باشند. مديران همه‌ي سطوح اختيارات و قدرتي را كه به جايگاه آنها وابسته است تفويض مي‌كنند. تقسيم كردن قدرت براي دست‌يابي به اهداف كارآمد بسيار اهميت دارد.
۳. واگذاري مسئوليت و پاسخگويي
فرايند تفويض با اعطاي قدرت به زيردستان پايان نمي‌گيرد. به موازات آن لازم است آنها خود را ملزم به انجام وظايفي بدانند كه به ايشان محول شده است. گفته شده مسئوليت عامل يا الزامي است در فرد براي انجام وظيفه‌اش مطابق با دستورات مافوق با حداكثر تواني كه در اختيار دارد. مسئوليت بسيار مهم است. زيرا مسئوليت است كه به اختيار، كارآمدي مي‌بخشد. همچنين مسئوليت غيرمشروط است و نمي‌توان آن را به فردي ديگر منتقل كرد. به عكس، پاسخگويي الزام فرد براي انجام دادن وظايفش طبق معيارهاي عمكلرد است. بنابراين گفته مي‌شود كه اختيار تفويض شدني، مسئوليت گماشتني و پاسخگويي تحميلي است. پاسخگويي از مسئوليت ناشي مي‌شود و مسئوليت ناشي از اختيار است. از اين رو اهميت دارد كه هر پُستِ داراي اختياري با ميزان برابري از مسئوليت متقابل همراه باشد.
هر مديري بايد به عنوان تفويض‌كننده‌ي اختيار از يك سلسله اقدامات براي به انجام رساندن تفويض اختيار پيروي كند. در اين ميان نقش كسي كه اختيار به او تقويض شده به همين اندازه اهميت دارد. اين نقش شامل مسئوليت و پاسخ‌گويي‌اي است كه به همراه اختيار واگذار شده متوجه او مي‌شود.
رابطه‌ي ميان اختيار و مسئوليت
اختيار حق قانوني يك فرد يا مافوق براي دستور دادن به زيردستانش است در حالي كه پاسخگويي يك الزام براي فرد است تا وظيفه‌اش را مطابق معيارهاي عملكرد انجام بدهد. اختيار از مافوق به زيردست انتقال مي‌يابد كه طي آن دستورات و دستورالعمل‌هايي براي تكميل وظيفه صادر مي‌شود. تنها از طريق اختيار است كه مدير مي‌تواند كنترل را در سازمان اعمال كند؛ به اين صورت كه مافوق براي اعمال كنترل، پاسخگويي زيردستانش را طلب مي‌كند. اگر مديران بازاريابي از ناظران فروش بخواهند ۵۰ واحد فروش را ظرف يك ماه نظارت كنند و اين معيار توسط ناظران فروش تأمين نشود كسي كه بايد در برابر مدير ارشد اجرايي پاسخ‌گو باشد مدير بازاريابي است. بنابراين مي‌توان گفت كه اختيار از بالا به پايين جريان مي‌يابد و مسئوليت از پايين به بالا. پاسخگويي نتيجه‌ي مسئوليت است و مسئوليت نتيجه‌ي اختيار. پس هر اختياري به ميزان خودش مسئوليت به همراه دارد.
سايت اصلي : آكادمي مهراز