اداره سازمان‌هاي بزرگ و مدرن امروزي با تنوع فعاليت‌ها و مسائل و مشكلات گوناگوني كه با آن مواجه مي‌باشند، بدون تفويض قسمتي از اختيارات مديريت به مديران سطوح پايين‌تر و همچنين ايجاد عدم تمركز در انجام فعاليت‌ها، امري غيرممكن به نظر مي‌رسد. در چنين شرايطي مديران سطوح فوقاني براي اينكه فرصت كافي براي انجام وظايف اساسي مديريت داشته باشند ناگزيرند قسمتي از اختيارات خود را به مديران زيرنظر خود تفويض كنند و در جهت عدم تمركز امور مختلف سازمان گام بردارند.
هر سازمان يا اداره‌اي با توجه به امكانات و منابع مالي براي اينكه به يك موجود زنده و پويا تبديل شود بايد در سطوح مختلف مديريت آن دست به تفويض اختيار بزند كه براي تحقق اين امر مديران مي‌بايستي از حق دستور دادن استفاده نمايند تا كاركنان، وظايف محول شده را انجام دهند.
در سازمان‌هاي دولتي اختيار از قانون اساسي، قوانين مصوب مجلس، اساسنامه‌ها، مصوبات هيئت وزيران و امثال اينها منشا مي‌گيرد. در شركت‌هاي سهامي صاحبان اختيار، سهامداران هستند كه اختيار خود را به هيئت مديره منتخب واگذار مي‌كنند. بنابراين مي‌توان گفت كه در سازمان‌هاي رسمي، اختيار از قانون ناشي مي‌شود يعني رئيس دستور مي‌دهد زيرا قانون اين حق را به او داده است. نكته مهم اين است كه در مورد تفويض اختيار، يك محدوديت مهم وجود دارد. مديران ممكن است در برابر واگذاري وظايف، اختيار انجام آن را اعطا كنند اما خود مسئوليت قابل تفويض نيست. يعني چنانچه مديري قسمتي از اختيارات خود را به معاونش واگذار كند معاون در برابر مديرش مسئول خواهد بود. در اين صورت مدير نمي‌تواند به اعتبار اختيارات تفويض شده در برابر مقام مسئول مافوق خودش از زير بار مسئوليت شانه خالي كند.
هر سازمان براي رسيدن به اهداف مورد نظرش بايداز اختياراتي كه قانون به آن اعطا نموده است استفاده نمايد يعني چون اختيار به اعتبار مقام است و قانون حدود آن‌را مشخص مي‌كند لذا هركس به اندازه‌اي مي‌تواند اعمال قدرت كند كه اختيارات قانوني او اجازه مي‌دهد. در عمل اختيار و قدرت به ندرت با هم برابري مي‌كنند. براي اينكه دستوري مورد قبول زيردستان يك مجموعه سازماني قرار گيرد بايد شرايط ذيل در آن جمع باشد:
۱) بين رئيس ومرئوس بايد مجاري ارتباطي روشني وجود داشته باشد تا اگر ابهامي وجود داشته باشد، مرتفع شود .به عبارت ديگر دستور براي مجري بايد قابل درك باشد.
۲) دستور رئيس بايد از نظر مرئوس معتبر باشد و به‌عنوان وسيله‌اي در جهت رسيدن به هدفهاي سازمان تلقي شود.
۳) چنانچه دستوري بر خلاف قاعده، مغاير با اخلاقيات و منافي با مسائل عاطفي صادر شود، مرئوس از اجراي آن طفره خواهد رفت. مرخصي‌هاي بدون حقوق، تمارض، استعفا، ترك خدمت و امثال اينها در پاره‌اي موارد براي شانه خالي كردن از اجراي اين قبيل دستورهاست.
۴) مجري دستور بايداز حيث قواي جسمي و فكري، توان اجراي دستور را داشته باشد.
در اين صورت براي اينكه كاركنان، پذيرش يا عدم پذيرش دستور در اجراي دستور، خللي وارد نكند و به عبارت بهتر دستور به مرحله اجرايي شدن برسد بايد مراحل زير انجام پذيرد:
الف) دستورهايي كه در سازمان‌ها صادر مي‌شوند معمولا با شرايط فوق تطبيق كنند ب) رد يا قبول بعضي از دستورها براي زيردستان بي‌تفاوت است. ج) اراده جمعي كارمندان دستگاه ضامن جلوگيري از تمرد انفرادي كاركنان مي‌شود يعني هرگونه تخلف انفرادي مواجه با مخالفت گروهي مي‌شود و يك نوع انضباط غيررسمي كه ناشي از حفظ منافع كاركنان است در سازمان برقرار مي‌شود.
به منظور تحقق اهداف سازمان، اختيارات مديران سطح بالاي سازمان بايد به رده‌هاي پايين سازماني به نحو ثمربخش با اصول زير تفويض شود:
۱) تصريح وظايف
۲) تناسب اختيار و مسئوليت
۳) وحدت فرماندهي ۴
۴) به كارگيري ارتباطات صحيح
۵) رعايت اصل استثنا
در مرحله تفويض اختيار، چهار مرحله بايد طي شود كه مي‌توان اين مراحل را به صورت زير دسته‌بندي نمود:
۱)تعيين نتايج مورد انتظار
۲) واگذاري وظايف به زيردستان
۳) تفويض اختيار لازم
۴) تثبيت مسئوليت
مزايا و محاسني كه مي‌توانددر تفويض اختيار برشمرد به صورت زير است:
۱)تسريع در تصميم‌گيري
۲) تخصيص زمان بيشتر براي برنامه‌هاي استراتژيك و خط مشي‌ها
۳) تفويض اختيار به‌عنوان عامل انگيزش
۴) تفويض اختيار زمينه مساعدي براي آموزش و تقويت توانايي‌هاي مديريت به وجود مي‌آورد.
اگرچه تفويض اختيار مزاياي متعددي دارد و براي انجام عمليات سازماني ضروري است با اين حال بعضي از مديران تمايلي به تفويض اختيار نشان نمي‌دهند و بسياري از كاركنان نيز از قبول اختيار و مسئوليت امتناع مي‌كنند. عدم تمايل به تفويض اختيار و بي‌علاقگي نسبت به قبول آن به معتقدات و طرز تلقي كاركنان وابسته است كه ماهيتا به شخصيت و رفتار آنان ارتباط دارد.
پاره‌اي از دلايل كه موجب مي‌شوند مديران از تفويض اختيار خودداري كنند به صورت زير است:
۱) مديران ممكن است اعتقاد داشته باشند كه خودشان در انجام وظايف زيردستان تواناترند:
توضيح ابعاد مختلف مسئوليت به زيردستان احتمالا نيازمند صرف وقت زيادي خواهد بود و ممكن است مديران براي تشريح، سرپرستي و تصحيح اشتباهات شكيبايي لازم را نداشته باشند.
۲) نداشتن اعتماد و اطمينان به زيردستان:
از آنجايي كه مدير در نهايت، مسئول نتايج عمليات زيردستان است لذا ممكن است ترجيح دهد كه خودش اختيارات به عهده گيرد.
۳) ناتواني مديران در راهنمايي مرئوسان:
مديران ممكن است نتوانند افكار و انديشه‌هاي خود را به گونه‌اي سازمان يافته بيان كنند، همچنين ممكن است براي توضيح و تشريح سيستماتيك فعاليت‌ها به زيردستان توانايي لازم و كافي را نداشته باشند.
۴) احساس عدم امنيت به مديران:
بعضي از مديران خصوصا وقتي كه زيردستانشان توانايي و ظرفيت بيشتري از خودشان در انجام امور و حل مسائل داشته باشند در تفويض اختيار احساس عدم امنيت مي‌كنند. در چنين موقعيتي مدير بيم آن دارد كه در مقام رقابت با زيردستان قدرت خودش را از دست بدهد.
۵) فقدان كنترل:
اگر مدير مطمئن باشد كه نظام كنترل براي بررسي و تفحص نتايج اختيار كافي نيست از دادن اختيار به زيردستانش خودداري مي‌كند.
با اينكه تفويض اختيار مي‌تواند يك عامل انگيزشي قوي براي بعضي از زيردستان باشدبرخي از كاركنان به دلايل ذيل از قبول آن طفره مي‌روند:
۱) بسياري از كاركنان به سبب ترس از اينكه ممكن است به واسطه اتخاذ تصميمات غلط و نامعقول موردانتقاد و سرزنش قرار گيرند يا اخراج شوند از قبول اختيار خودداري مي‌كنند. اين امر خصوصا در موقعيت‌هايي كه كارمند قبلا نيز مرتكب اشتباهاتي شده است بيشتر به چشم مي‌خورد.
۲) وقتي كه انگيزش كافي براي قبول مسئوليت سنگين‌تر كه مستلزم تقبل كار و فشار بيشتر است وجود نداشته باشد در زيردستان تمايلي براي قبول اختيار وجود نخواهد داشت بدين معني كه در صورت نبودن پاداش كافي به صورت حقوق و مزاياي مناسب يا فرصت‌هاي ترفيع، كارمند از پذيرش اختيار بيشتر امتناع مي‌كند.
۳) كارمند ممكن است به توانايي خودش در انجام وظيفه اعتماد نداشته باشد و براي اينكه ناتواني خود را پنهان كند از قبول اختيار خودداري ورزد.
چون تفويض اختيار مزاياي متعددي براي سازمان در بر دارد لذا مديران بايد موانعي را كه در اين راه وجود دارد از ميان بردارند. مدير بايدداراي خصوصياتي باشد از قبيل تمايل به رعايت نظرهاي ديگران، اعتماد به زيردستان،دادن آزادي عمل براي تصميم‌گيري (و احيانا درس گرفتن از اشتباهات.) داشتن ويژگي‌هاي مزبور اگرچه براي تفويض اختيار لازم است ولي كافي نيست. براي اينكه موانع تفويض اختيار تا حدودي برطرف شود بايد اقدامات زير را معمول داشت:
۱) تفويض اختيار بايد كامل و به وضوح مفهوم باشد:
زيردستان بايد آنچه را كه بايد انجام شود دقيقا بدانند. بهتر است كه تفويض اختيار، كتبي و همراه با دستورالعمل‌هاي لازم باشد به نحوي كه كارمندان براي تصميم‌گيري يا پي بردن به عقايد مدير، كمتر به او مراجعه كنند.
۲) براي تفويض اختيار
كاركنان بايد به‌طور مناسب انتخاب شوند و آموزش‌هاي لازم را ببينند. مديريت بايد قبل از تفويض اختيار، از توانايي‌ها و محدوديت‌هاي كاركنان مطلع باشد. علاوه بر اين مديريت بايد نسبت به آموزش كاركنان به منظور بهبود عملكرد آنان اقدام كند. اين ارتباط نزديك موجب مي‌شود كه مرئوسان نسبت به خودشان اعتماد بيشتري پيدا كنند.
۳) انگيزش زيردستان:
مديريت بايداز نيازها و هدفهاي مرئوسان آگاه باشد. افزايش مسئوليت كاركنان به خودي خود، ممكن است موجب انگيزش نشود لذا به همراه آن بايد مشوق‌هاي كافي مانند ترفيع، شرايط كاري بهتر، يا پاداش‌هاي مالي به وجود آورد.
۴) اغماض در مورد اشتباهات زيردستان:
مرئوسان مانند مديران مجرب نيستند و نمي‌توانند هدفهاي سازمان را به خوبي درك كنند، لذا در جريان كار مرتكب اشتباهاتي مي‌شوند. مديران نبايد به سبب اشتباهات، تنبيهات و جرايم سخت و جدي اعمال دارند (مگر آنكه اشتباهات به‌طور مكرر اتفاق افتد) بلكه بايد نسبت به تشويق زيردستان براي پند گرفتن از اشتباهات همت گمارند. زيردستان بايد مجاز باشند كه راه‌حل‌هاي خود را به كار برند و آزادي كافي براي استفاده از اختيارات تفويض شده داشته باشند.
۵) استقرار كنترل كافي:
اگر كنترل‌هاي كافي در سيستم وجود داشته باشد (مانند گزارش‌هاي هفتگي) مديران مجبور نخواهند بود كه به‌طور مداوم وقت خود را در نظارت برعملكرد كاركنان و درجه پيشرفت آنان در كار مصروف دارند، اين امر موجب مي‌شود كه مديران براي مسائل مهم‌تر وقت بيشتري تخصيص دهند و كاركنان نيز از حداكثر توانايي‌هاي خود در حل و فصل مسائل بهره گيرند.
سايت اصلي : آكادمي مهراز